Dicen que estar en todas partes o estar en todo es imposible, aunque cada vez hay más herramientas digitales que nos lo permiten.  Cada vez es más normal ver a todos los trabajadores con un ordenador de sobremesa, portátil, tablet, varios móviles, teléfono fijo etc y todos estos dispositivos usados a la vez.  Es decir, el usuario se ha convertido en multicanal y multidispositivo conectado a Internet. Las responsables de esta omnipresencia son las comunicaciones unificadas. Pero ¿Qué son?

Se trata de todo aquello que nos permite tener una comunicación efectiva. Así pues, las llamadas suite de comunicaciones suponen la integración única de los servicios de telefonía, mensajería unificada, lectura de mensajes de voz, mensajería instantánea corporativa (chat), conferencias web y de audio; correo electrónico, fax, gestión de la agenda de trabajo en la red, compartición de información simultanea entre varios usuarios, uso de varios dispositivos fijos y móviles y conocimiento sobre el estado de disponibilidad del usuario. Todo ello con la facilidad de que el cliente pueda hacerlo desde el dispositivo que prefiera y además en el lugar y momento que desee.

Las encargadas de realizar esta integración colectiva de la tecnología son las empresas de telecomunicaciones, quienes ofrecen al usuario final la capacidad de acceder de manera simple a estos servicios de comunicación. Así pues, la importancia y valor de las comunicaciones unificadas se centra en que el consumidor podrá observar y experimentar lo simple y rápido que es disponer de todos estos tipos de comunicación en sus dispositivos, mejorando su productividad, su relación con el resto de compañeros, clientes y socios, así como reduciendo costes para la empresa, entre otras muchas ventajas.

¿Por qué las empresas deberían invertir en comunicaciones unificadas?

La comunicación es global para todos nosotros. Por ello a día de hoy las empresas tienen el gran reto de afrontar entornos de comunicaciones que van aumentando su complejidad y con una gran variedad de métodos. De esta manera, los empleados necesitan comunicarse entre sí y con otros integrantes de la empresa, pero al mismo tiempo desarrollan proyectos y tienen objetivos que cumplir, por lo que deben comunicarse con clientes y socios comerciales. Todo ello desplazándose, con reuniones que se alargan, viajes o incluso desde casa.

No cabe duda que las comunicaciones unificadas son para muchas empresas una realidad en las relaciones profesionales. Sin embargo, hay otras muchas empresas que no disponen de ellas, ya que no son conscientes por el momento de que una inversión en esta forma de comunicación es una necesidad, una ayuda, una ventaja y una mejora que puede marcar la diferencia frente a la competencia.

Con este sistema de comunicaciones para los empleados de una empresa será mucho más fácil desplazarse sin agobios, consultar datos e información, tener reuniones efectivas en cualquier parte del mundo y con varias personas al mismo tiempo o realizar llamadas cuando lo necesite, sin tener que preocuparse por tiempos, horarios o costes. Se trata de fomentar la colaboración, la flexibilidad, la identidad y productividad.

No obstante, hay que tener claro que el acceso a estas telecomunicaciones inteligentes no está destinados exclusivamente a grandes organizaciones, ya que hoy en día las pymes pueden tener el mismo acceso sin grandes inversiones. Cada oferta se adapta a lo que el usuario necesita y utiliza.

Solo son ventajas

Colaboración y mejor ambiente de trabajo

• Posibilita un cambio en la forma de trabajar: Viajar, estar reunido o no estar disponible en ese mismo momento puede darse en cualquier punto a lo largo de la jornada laboral. No obstante, cada vez más proliferan los perfiles que realizan su trabajo desde casa o teletrabajan y esto no supone que estén desconectados o ausentes de la empresa. De esta manera, la movilidad y la conexión de los empleados no solo está garantizada, sino que continúa en evolución, tanto dentro y fuera de la empresa, y con mayor flexibilidad.

• Permite la colaboración entre empleados y mejora el ambiente de trabajo: Mejora la manera en la que interactúan y trabajan los integrantes de una misma empresa. Los empleados pueden conectar con sus compañeros y gestionar información en tiempo real y al primer intento. Se aceleran todos los procesos internos y en consecuencia también los externos, pero además se administran eficientemente las comunicaciones personales, permite una mayor organización, agilidad a la hora de acceder a información y se conecta ágilmente con equipos de trabajo.

• Posibilita contactar por diferentes vías, interactuar con distintas personas en cualquier lugar y momento, así como la compartición en tiempo real de información. La realidad es que una empresa y sus empleados podrán coordinar múltiples canales de comunicación en una experiencia unificada con un acceso y una gestión fácil, ya que con Internet o con una red de datos es posible la utilización de todos estos servicios.

Costes y productividad

• Reducción de costes directos: Lo cierto es que cuanto más se demoran las comunicaciones, tanto internas como externas, mayores son los costes para la empresa. Al fin y al cabo hablar de retrasos es hablar de falta de productividad.

Los problemas en la comunicación no solo afectan a que no se cumplan los plazos de un proyecto, por no poder comunicarse con integrantes y miembros del equipo o responsables en la toma de decisiones, sino que las consecuencias monetarias también pueden verse en la pérdida de clientes, bien porque no se sienten atendidos o seguros, o porque no han recibido la información solicitada en un determinado momento. Con la tecnología unificada mejora la competitividad, se eliminan tiempos perdidos,  se reduce la cantidad de viajes, los desplazamientos para realizar encuentros y reuniones o el consumo en llamadas.

• Ahorro del tiempo del personal y en consecuencia aumento de la productividad y éxitos en el negocio: Un empleado puede consultar qué método es el más adecuado para comunicarse con un colega antes de iniciar el contacto, evitando así perder tiempo. Así pues, reemplazando los canales tradicionales se consigue que las comunicaciones e intercambios sean más inteligentes y eficientes, resolviendo además problemas que surjan de manera rápida y agilizando la toma de decisiones.

Apuesta por las Comunicaciones Unificadas

Las empresas son cada vez más conocedoras de estas ventajas y apuestan e invierten en suites de comunicaciones. Sin embargo, a las comunicaciones unificadas todavía le queda mucha expansión y desarrollo, no solo en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas sino en otros sectores que a priori parecieran lejanos, como el sector de la agricultura, la educación o la medicina.

Hasta el momento las organizaciones adoptan estas tecnologías unificadas con el objetivo principal de reducir costes, pero no hay que olvidar que las organizaciones deberían también perseguir de cara al futuro un incremento de la productividad del personal, la eficiencia en las operaciones que realizan y una mayor competitividad.