Los sistemas de fichaje son mecanismos o herramientas que registran la estancia o presencia de un trabajador en un momento concreto y en un lugar concreto a través, en la mayoría de los casos, del uso de la tecnología

Quedan pocos días (este 12 de mayo) para que entre en vigor el Real Decreto- Ley aprobado por el Gobierno de España por el que se establece que las empresas y organizaciones españolas deberán llevar a cabo un control y registro real, oficial y obligatorio de la jornada laboral de sus empleados.

De esta manera, cada empresa española deberá registrar diariamente el horario y la jornada laboral de cada trabajador. Un hecho para el que, una vez más, la tecnología tiene un papel fundamental a través de una amplia variedad de sistemas de control de la jornada laboral.

¿Has adaptado ya tu empresa al registro obligatorio de la jornada laboral?

Lo cierto es que esta ley obliga a las empresas a registrar diariamente la jornada laboral de todos los empleados, tanto si el trabajador cuenta con una jornada laboral completa, parcial o flexible o si se ha acogido al tele-trabajo. También establece la obligatoriedad de registrar horas extras, vacaciones y altas y bajas que se realicen en la empresa.

Además, la ley no solo se refiere al fichaje, sino que estos datos deben custodiarse durante 4 años, por lo que adquiere especial importancia la posibilidad de almacenar y organizar toda la información y los datos en un formato digital, así como su protección y seguridad.

Desde Unitel- Sistemas de Telecomunicaciones somos conscientes de la responsabilidad que recae sobre las empresas, sobre todo por la cantidad de soluciones de fichaje y registro de la jornada laboral existentes en el mercado

Por ello, te presentamos algunas de las soluciones que mejor se pueden adaptar a tus necesidades:

¿Qué sistema de fichaje y registro se adapta mejor a tus empleados?

La básica hoja de firmas o las hojas Excel:

Quizá sea el sistema de fichaje más rudimentario o más inseguro hasta el momento. Tablas creadas en hojas de Excel en las que el propio trabajador da fe de su estancia en el trabajo y la hora de entrada y salida a través de la firma personal.

Grabación de fecha y de hora a través de relojes:

Uno de los métodos más extendidos en el sector empresarial y en la administración pública. El propio empleado es el encargado de fijar su hora de entrada y salida con una ficha de cartón en un reloj electrónico de grabación.

Un método que ha quedado obsoleto, no solo por la necesidad de digitalizar, sino por las largas filas de trabajadores que se generan en las horas de entrada y salida.

Códigos o contraseñas personalizados en teclados:

La propia empresa asigna a cada trabajador un código o contraseña que debe introducir en teclados establecidos en los puntos de entrada o salida de la empresa.

Se trata de unos métodos muy vinculados con la seguridad y que suelen estar unido a otros sistemas, como por ejemplo control de acceso a zonas restringidas o apertura de puertas.

Filtrado de códigos, plagio o robo de contraseñas son algunos de los errores que pueden darse en estos sistemas de fichaje y que ponen en peligro no solo la seguridad y la privacidad de la empresa, sino la suplantación de la identidad de cualquier empleado que tenga asignado ese código.

Tarjetas con bandas magnéticas lectoras, códigos de barras, proximidad o chip:

Estos sistemas están muy relacionados con el anterior y en definitiva se trata de tarjetas que ofrecen un control de presencia.

En este caso, se trata de pasar o acercar (tarjetas de proximidad con tecnología RFID) a un dispositivo especial una tarjeta compuesta por una banda magnética lectora, código de barras o chip y que se ha configurado para tal uso. Los datos se quedan almacenados y grabados en una base de datos y pueden ser visualizados posteriormente en un ordenador.

Aunque también hay grados de sofisticación, los errores más comunes son el deterioro, la desimantación o la pérdida de la tarjeta.

La mayor parte de los sistemas de fichaje pueden combinarse. De esta manera, aunque aumente el coste para la empresa, a la larga se mejora en fiabilidad y seguridad de la organización y de sus trabajadores

Registro Laboral obligatorio

Huella dactilar:

Se trata de un sistema de fichaje y de identificación física, personal e intransferible de cada trabajador y que forma parte de los llamados reconocimientos biométricos.

Muy vinculado a la huella dactilar se encuentra la identificación biométrica vascular, que trata de leer a través de un escáner las venas de la palma de la mano. También está relacionado la biométrica del perfil de la mano, que reconoce la morfología y característica física de la propia mano.

Hoy en día es una de los sistemas más seguros y extendidos en el ámbito empresarial. Nuevamente, los datos quedarían almacenados y pueden ser consultados posteriormente.

Reconocimiento biométrico facial u ocular: 

Se trata de un sistema de control de acceso o salida de los empleados que avanza en el uso de la tecnología. Podemos calificarlo como la personalización máxima de los sistemas de identificación de empleados.

Suele ser más habitual el reconocimiento por el iris o la retina y suelen ser de uso común en aquellas empresas que requieren un alto grado de seguridad en el acceso o movimiento por sus dependencias.

Por lo tanto, está más alejado de un simple sistema de control de fichaje o de horario laboral de los empleados de una empresa, no solo por su sofisticación, también por su elevado coste.

Aplicaciones móviles, software o geolocalización: 

Son sistemas muy útiles para las empresas que disponen de empleados trabajando fuera de sus instalaciones o que se acogen al teletrabajo. También es un sistema muy recomendable para las empresas que disponen de flota de vehículos.

Se puede considerar también como un sistema de software de presencia, ya que a través del acceso a la aplicación móvil o a una herramienta informática en un entorno web el trabajador deja constancia del inicio, duración o fin de sus tareas y jornada.

Normalmente, las aplicaciones móviles o herramientas informáticas creadas para tal fin están personalizadas para cada empresa según sus necesidades. Así pues, el propio empleado puede llevar a cabo la solicitud de vacaciones, cargo de tique o gastos, así como consultar turnos o cuadrantes o incluso gestionar permisos o bajas.

¿Qué sistema de fichaje se adapta mejor a tu empresa?

En definitiva, la instalación de un sistema de fichaje para tu empresa no tiene que suponer un quebradero de cabeza o un problema interno con tu equipo humano.

Se trata de que cada empresa u organización adquiera el sistema de registro de la jornada laboral que mejor se adapte a sus necesidades, teniendo en cuenta las diferentes tecnologías que están en el mercado, el perfil de su empresa, el rol de sus trabajadores o el número de empleados.

Un sistema de fichaje y registro profesional de tu personal y jornada laboral te ayudará a cumplir con la normativa que entrará en vigor y mejorará la seguridad y productividad de tu empresa, así como a reducir costes